Was macht der Schriftführer im Verein?
Als Teil des Vereinsvorstands ist der Schriftführer oftmals für die Aufgabe bekannt, Protokolle bei Vereinssitzungen zu erstellen. Tatsächlich ist dies aber nicht die einzige Aufgabe, die dem Schriftführer zugeordnet wird.
Die Aufgaben des Schriftführers:
Grob kann man sagen, dass alle geschriebenen Texte, die den Verein betreffen, grob in das Aufgabengebiet des Schriftführers fallen. Dazu gehört aber nicht nur das Protokollieren von Versammlungen, sondern auch das Verfassen von Schreiben für den Verein, PR-Texte und Öffentlichkeitsarbeit und die Korrespondenz mit Außenstehenden. Auch das Aufzeichnen von Informationen über Planungen und Entscheidungen fällt in das Aufgabengebiet des Schriftführers – und nicht selten werden die Protokolle der Person, die dieses Amt besetzt, zur Grundlage bei internen Auseinandersetzungen.
Mit Aufkommen der neuen Medien eröffnen sich auch auf den Schriftführer neue Aufgabenfelder. Auf der eigenen Vereinshomepage gibt es nun einen Blog oder einen Newsbereich, der gefüllt werden möchte, und auf unterschiedlichen Kanälen der sozialen Medien werden kurze Texte benötigt. Schriftführer geben auch hier den Leitfaden, wie sich der Verein im Internet präsentiert.
Kurz zusammengefasst sind die Aufgaben des Schriftführers folgende:
- Protokollieren von Vereinssitzungen und Versammlungen
- Erstellen von Schreiben
- Pressemitteilungen und -versand
- Korrespondenz mit Aussenstehenden
- Erstellen von Werbemitteln
- Erstellen von Newsbeiträgen für die Website
- Erstellen von Postings in Social Media Kanälen
Je nach Verein beschränkt sich das Tätigkeitsfeld des Schriftführers tatsächlich nur auf das Protokollieren und das Erstellen von Schreiben. Bei größeren Vereinen mit viel Textaufwand erhält der Schriftführer oftmals Unterstützung von weiteren Vereinsmitgliedern, als Redakteure, Grafiker, Fotografen oder als IT-Spezialisten, die Texte auch für die unterschiedlichen Social Media Kanäle oder für die Suchmaschinen optimieren können.
Das muss ein Schriftführer können:
Da das Tätigkeitsfeld eines Schriftführers unter Umständen recht groß sein kann, benötigt die Person, die dieses Amt innehat auch eine Vielzahl an Kenntnissen.
- Sehr gute Deutsch-Kenntnisse
- Kenntnisse im Umgang mit Computern
- Identifikation mit den Werten des Vereins und der Fertigkeit, diese auch in Textform weiterzutragen
Bei größeren Vereinen, die Online aktiv sind und/oder auch viel mit Medien zusammenarbeiten, erweitert sich das Kompetenzprofil weiter um
- PR-Texte formulieren
- Suchmaschinenoptimierte Texte formulieren
- Texte für Flyer, Plakate etc. formulieren
- Aufstellen einer Onlinestrategie in Absprache mit dem Vereinsvorstand
Wie kann der Schriftführer unterstützt werden?
Ganz klar: gerade bei größeren Vereinen ist es sinnvoll, wenn der Schriftführer ein Team hat, welches sich die Aufgaben je nach Fähigkeiten der einzelnen Personen aufteilt.
Der Einsatz einer Software macht natürlich auch Sinn und hilft dem Schriftführer, zeitsparend arbeiten zu können. Bei der Korrespondenz und bei häufig wiederkehrenden Briefen können Textbausteine hinterlegt werden. So kann mithilfe weniger Klicks der gewünschte Brief oder das gewünschte Schreiben zusammengestellt werden.
Ein Protokollmodul bietet dem Schriftführer die Möglichkeit, die Anwesenheit schnell zu prüfen, das Protokoll automatisch zu strukturieren und im Anschluss sofort an alle gewünschten Empfänger zu schicken. Dadurch, dass alle Protokolle sortiert im System hinterlegt wird und eine Volltextsuche erlaubt, können diese bei internen Auseinandersetzungen schnell wieder aufgerufen werden. Auch können sich in einer Sitzung ergebende Aufgaben für Mitglieder oder dem Vorstand nicht nur direkt hinterlegt werden, sondern auch gleich der richtigen Person zugeordnet werden.
Die Dokumentenbox ermöglicht ein sofortiges Hinterlegen von Dokumenten, wie Word Dokumente oder Excel Dokumente, in denen zum Beispiel PR-Texte formuliert wurde. Diese können auch sofort unterschiedlichen Kontakten – wie Ihren PR Kontakten – zugewiesen werden. So behalten Sie immer den Überblick, wann welche Person welchen Text erhalten hat und können auf diese Dokumente dauerhaft zurückgreifen.
